При запуске бизнеса перед каждым предпринимателем встаёт вопрос – как принимать платежи, чтобы соответствовать закону. Вариантов на рынке много, как и нюансов при выборе. Решением для некоторых сфер предпринимательства могут стать кассовые приложения. Как это работает, рассказал эксперт в области автоматизации бизнеса, директор компании «Дримкас» Павел Толстоносов.

АБН: Что такое кассовое приложение и как с ним работать?

Павел Толстоносов: Кассовое приложение — это программа, которая формирует чек по 54-ФЗ. Установить приложение можно на телефон или планшет на базе Android или iOS. Такое приложение полностью заменяет стандартное кассовое ПО. Через нее можно полноценно работать с товарами: добавлять по одному или загружать списком из товароучетной системы, группировать по отделам, назначать наименование и цену и, главное, продавать.

Чтобы соответствовать закону, кассовое приложение должно быть подключено к онлайн-кассе. Касса выбирается в зависимости от сферы деятельности бизнеса. Если расчеты с клиентами имеют разъездной характер, то есть не привязаны к определенному адресу, кассовое приложение можно подключить к удаленной облачной кассе. К таким сферам деятельности относятся: разъездные услуги, грузовые и пассажирские перевозки, службы доставок и курьеры.

Чтобы продать товар, продавцу нужно добавить товар или услугу в чек и принять оплату от клиента наличными, по карте или по QR-коду, в зависимости от возможностей кассового приложения. Данные о продаже уходят или в облачную кассу, или на кассу, которая находится на торговой точке. Касса, в свою очередь, отправляет данные оператору фискальных данных, а ОФД передает их в ФНС. Клиент может получить чек в печатном виде, на электронную почту или сообщением на телефон.

АБН: Что потребуется предпринимателю для того, чтобы превратить свой смартфон в кассу? На каких устройствах работают кассовые приложения?

Павел Толстоносов: Есть два варианта, как начать использовать кассовое приложение.

Во-первых, предприниматель может приобрести фискальный регистратор и зарегистрировать его в ФНС. Сделать это можно удаленно. Затем нужно скачать кассовое приложение на смартфон и подключить его к фискальному регистратору через Wi-fi. И вот, ваш смартфон стал полноценной кассой, можно начинать работу.

Во-вторых, можно заключить договор на удаленную облачную кассу. В этом случае покупать кассовое оборудование не придется. Достаточно скачать кассовое приложение и подключиться к облачной кассе.

Такое решение будет оптимальным для курьеров и служб доставки, выездных услуг, небольшой розничной торговли, а также пассажирских и грузовых перевозок — для тех сфер деятельности, где место расчетов с клиентами не привязано к определенному адресу.

АБН: Чем кассовые приложения от разных производителей отличаются между собой? На что предпринимателю стоит обратить внимание в первую очередь при выборе?

Павел Толстоносов: При выборе кассовой программы предпринимателю прежде всего нужно убедиться, что его онлайн касса работает с выбранной кассовой программой или приложением. Также важно обратить внимание на производителя приложения.
Их можно разделить на 2 категории: первые производят кассы, а вторые разрабатывают кассовое ПО под определенные кассы и фискальные регистраторы других производителей.

Производители фискальных устройств пишут более качественные кассовые программы, так как лучше понимают внутренние процессы в кассе. Кроме того, необходимо проанализировать, закрывает ли данное кассовое ПО процессы предпринимателя, дает ли сформировать нужный тип чека и стоит ли этот функционал своих денег. Если в продаже у предпринимателя есть маркированные товары или алкоголь, то нужно убедиться, что кассовое приложение сможет формировать чеки в соответствии с правилами торговли.

Между собой кассовые приложения отличаются по нескольким параметрам. Одни приложения работают на планшетах и смартфонах, другие доступны только на смартфонах. Далеко не все приложения работает на iOS, большинство приложений доступны для устройств на базе Android. У программ может быть разный функционал приема оплат: где-то есть возможность приема безналичных оплат, а где-то можно оплатить только по QR коду или наличными.
Не во всех приложениях есть возможность подключения дополнительного оборудования: сканера штрих-кодов, банковского терминала и фискального принтера чеков. Некоторые приложения подключаются только к кассовому аппарату и фискальному регистратору, без возможности использовать облачную кассу. Не все производители предусматривают разграничение прав доступа в кассовом приложении. Во многих приложениях нет личного кабинета с аналитикой продаж на торговой точке. И, что не менее важно, приложения отличаются по стоимости. На российском рынке кассовых приложений большой выбор, каждый предприниматель сможет подобрать подходящее под его запросы.

АБН: Сколько в среднем придется платить за кассовое приложение? Есть ли разница в цене между работой с кассового приложения в телефоне и обычной кассовой программе?

Павел Толстоносов: На российском кассовом рынке распространены три модели монетизации программного обеспечения для кассовых систем.

Первая модель — модульная, в этом случае кассовая программа стоит недорого, от трех до пяти тысяч рублей, но весь дополнительный функционал оплачивается отдельно. Например, нужно доплачивать за работу с алкоголем и маркированными товарами, ведение товарного учета. Стыковки со сторонними сервисами также могут быть платными.

Вторая модель — пакетная, когда предприниматель платит за подписку на определенный срок, в которую входит функционал, способный закрыть весь процесс продаж. В этом случае нет необходимости доплачивать за дополнительный функционал.
Третий вариант — это единоразовая покупка лицензии на кассовую программу. Обычно в эту стоимость не входит техническая поддержка и обновления.

Цены на кассовое ПО разнятся от 3 до 15 тысяч рублей в год. В это же время покупка кассы или фискального регистратора вместе с фискальным накопителем на 36 месяцев и кассовой программой составит примерно 35-40 тысяч рублей. Чтобы посчитать, какую сумму можно сэкономить, используя кассовое приложение в телефоне, рассмотрим пример. Допустим, что в компании работают два курьера, чтобы они смогли проводить оплату, кассу придется купить каждому из них, однако, если воспользоваться кассовым приложением, к кассе можно подключиться удаленно, а чеки формировать с телефона. В этом случае экономия составит до сорока тысяч рублей.

АБН: Законно ли использовать такой способ оплаты?

Павел Толстоносов: Кассовые приложения для смартфонов и планшетов полностью соответствуют положениям 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ».

Самое главное — это правильно подобрать вариант работы под сферу деятельности. Например, розничной торговле не подойдет облачная касса, так как они обязаны выдавать чеки по месту деятельности. В этом случае подойдет первый описанный вариант, когда предприниматель устанавливает кассовое приложение и в дополнение к нему покупает фискальный регистратор. Тем, у кого деятельность не привязана к адресу расчетов: выездным услугам, курьерам, службам доставок и такси, можно подключить удаленную облачную кассу и не покупать кассовое оборудование. Такой формат работы также будет соответствовать законодательству.

АБН: Ограничивает ли предпринимателя выбор кассового приложения в плане способов приема оплаты от клиентов?

Павел Толстоносов: В этом одно из главных преимуществ кассовых приложений, большинство из них, включая кассовое приложение “Дримкас Старт”, работает со всеми видами оплат: наличными, безналичными, с оплатами по QR-коду.

АБН: Если для ведения бизнеса предпринимателю нужен сканер штрихкодов или другое оборудование, он сможет его подключить?

Павел Толстоносов: В этом приложении возможно подключить фискальный регистратор через Wi-Fi, беспроводной сканер штрихкодов через Bluetooth. Также можно подключить пин-пад SkyPos MP200 для приема безналичной оплаты или работать с внешним банковским терминалом. Никаких ограничений в этом плане нет.

АБН: С какими проблемами сейчас сталкивается малый и микробизнес при получении оплаты? Как кассовое приложение может помочь их решить?

Павел Толстоносов: Сейчас большинство использует безналичную оплату: по карте или QR-коду. Наличная оплата используется меньше, чем на 50%. Исходя из этого, для предпринимателей актуальны следующие проблемы: во-первых, оформление эквайринга — это сложный и долгий процесс, который может затянуться на срок до трех месяцев. Во-вторых, цены на банковские терминалы или пинпады соизмеримы со стоимостью кассы. В-третьих, не каждый конкретный терминал может работать с конкретным кассовым ПО и банком. В-четвертых, комиссии за эквайринг очень высоки, обычная ставка — до 3% от оборота. И, наконец, в-пятых, если эквайринг не работает, невозможно быстро установить и устранить причину неполадок, за помощью придется обращаться как к банку, так и к производителям касс, программного обеспечения.

Кассовое приложение действительно может стать решением всех этих проблем. Если приложение интегрировано с банковским терминалом, то разработчик кассовой программы может устранить большинство неполадок с терминалом самостоятельно. При оплатах через СБП ставка за эквайринг значительно ниже — от 0,4 до 0,7%. Если кассовое приложение умеет принимать оплату по безналу, то предпринимателю не нужно покупать, брать в аренду и обслуживать банковский терминал. А в случае, когда организация подключается к облачной кассе, ей не нужно платить за обслуживание кассового оборудования, достаточно скачать приложение кассира на телефон и заключить договор на аренду облачной кассы.

АБН: В чем плюсы и минусы для предпринимателя, который решил использовать кассовое приложение при ведении бизнеса?

Павел Толстоносов: Минусы заключаются в том, что кассовое приложение требует времени: его нужно настроить и обучить сотрудников пользоваться новым софтом. Кроме того, кассовое приложение для телефонов и планшетов подходит не всем сферам деятельности, а также может работать не со всем оборудованием и товароучетными системами. Это неудобно, если предприниматель уже использует какие-то решения.

Если говорит о плюсах, то главный заключается том, что кассовое приложение дает автоматизацию. Как правило, все кассовые приложения подключены к облачному личному кабинету, где в режиме реального времени можно отслеживать работу торговой точки, формировать отчеты о продажах, остатках, возвратах, получать информацию о прибыли. В отличие от кнопочных касс старого образца, к кассовым приложениям можно подключать любое кассовое оборудование, а также настроить интеграцию с товароучетными сервисами.

АБН: Если взять в пример приложение «Старт» от Дримкас, в чем его плюсы?

Павел Толстоносов: Предпринимателю не нужно оплачивать дополнительные лицензии на кассовое приложение в телефоне, всех сотрудников можно подключить к кассе по одной лицензии. Приложение «Старт» простое в работе, оно интуитивно понятное. Если вопросы все же возникают, на помощь придет техническая поддержка или пошаговые инструкции.

Если заключить договор на аренду облачной онлайн-кассы, то предприниматель может вести бизнес и не отвлекаться на техническое обслуживание кассы: обновление, регистрацию и перерегистрацию кассы в налоговой, замену фискального накопителя и так далее. Все это входит в условия договора аренды.

Также вместе с кассовым приложением предприниматель получает доступ к облачному личному кабинету. Там собственник бизнеса в реальном времени видит все необходимые показатели: выручку за день или выбранный период, валовую прибыль, возвраты, количество чеков и товаров в них, средний чек.

Сейчас большинство использует безналичную оплату: по карте или QR-коду. Наличная оплата используется меньше, чем на 50%. Исходя из этого, для предпринимателей актуальны следующие проблемы: во-первых, оформление эквайринга — это сложный и долгий процесс, который может затянуться на срок до трех месяцев. Во-вторых, цены на банковские терминалы или пинпады соизмеримы со стоимостью кассы. В-третьих, не каждый конкретный терминал может работать с конкретным кассовым ПО и банком. В-четвертых, комиссии за эквайринг очень высоки, обычная ставка — до 3% от оборота. И, наконец, в-пятых, если эквайринг не работает, невозможно быстро установить и устранить причину неполадок, за помощью придется обращаться как к банку, так и к производителям касс, программного обеспечения.

Кассовое приложение действительно может стать решением всех этих проблем. Если приложение интегрировано с банковским терминалом, то разработчик кассовой программы может устранить большинство неполадок с терминалом самостоятельно. При оплатах через СБП ставка за эквайринг значительно ниже — от 0,4 до 0,7%. Если кассовое приложение умеет принимать оплату по безналу, то предпринимателю не нужно покупать, брать в аренду и обслуживать банковский терминал. А в случае, когда организация подключается к облачной кассе, ей не нужно платить за обслуживание кассового оборудования, достаточно скачать приложение кассира на телефон и заключить договор на аренду облачной кассы.

АБН: В чем плюсы и минусы для предпринимателя, который решил использовать кассовое приложение при ведении бизнеса?

Павел Толстоносов: Минусы заключаются в том, что кассовое приложение требует времени: его нужно настроить и обучить сотрудников пользоваться новым софтом. Кроме того, кассовое приложение для телефонов и планшетов подходит не всем сферам деятельности, а также может работать не со всем оборудованием и товароучетными системами. Это неудобно, если предприниматель уже использует какие-то решения.

Если говорит о плюсах, то главный заключается том, что кассовое приложение дает автоматизацию. Как правило, все кассовые приложения подключены к облачному личному кабинету, где в режиме реального времени можно отслеживать работу торговой точки, формировать отчеты о продажах, остатках, возвратах, получать информацию о прибыли. В отличие от кнопочных касс старого образца, к кассовым приложениям можно подключать любое кассовое оборудование, а также настроить интеграцию с товароучетными сервисами.

АБН: Если взять в пример приложение «Старт» от Дримкас, в чем его плюсы?

Павел Толстоносов: Предпринимателю не нужно оплачивать дополнительные лицензии на кассовое приложение в телефоне, всех сотрудников можно подключить к кассе по одной лицензии. Приложение «Старт» простое в работе, оно интуитивно понятное. Если вопросы все же возникают, на помощь придет техническая поддержка или пошаговые инструкции.

Если заключить договор на аренду облачной онлайн-кассы, то предприниматель может вести бизнес и не отвлекаться на техническое обслуживание кассы: обновление, регистрацию и перерегистрацию кассы в налоговой, замену фискального накопителя и так далее. Все это входит в условия договора аренды.

Также вместе с кассовым приложением предприниматель получает доступ к облачному личному кабинету. Там собственник бизнеса в реальном времени видит все необходимые показатели: выручку за день или выбранный период, валовую прибыль, возвраты, количество чеков и товаров в них, средний чек.