Служебный автомобиль необязательно использовать исключительно для рабочих поездок. Работодатель может разрешить сотруднику ездить на машине компании по личным делам, однако такое право необходимо правильно оформить.
Фото: pxhere.com
Об этом в беседе с RT рассказал вице-президент Международной ассоциации медиаторов «Сила Диалога» Дмитрий Хрулев. По его словам, предоставить автомобиль для личного использования работодатель может, если владеет им или имеет право передавать машину в пользование.
При этом значение имеет цель конкретной поездки. Если сотрудник едет по делам, которые не связаны с поручениями компании и касаются его собственных или семейных нужд, маршрут считается личным. Например, поездка к врачу в рабочее время относится именно к этой категории. А визит к клиенту даже в выходной день остается служебным.
Для разовой личной поездки потребуется письменное разрешение руководителя. В документе следует указать автомобиль, период использования и порядок оплаты расходов.
Если работник регулярно пользуется служебной машиной в собственных целях, условия необходимо закрепить в трудовом договоре и внутренних правилах использования автопарка.
При этом для государственных и муниципальных служащих действует другое ограничение. Как подчеркнул собеседник RT, использовать государственное или муниципальное имущество в личных целях им запрещено законом.
Есть и налоговый нюанс. Бесплатное использование служебного автомобиля в личных целях образует доход работника в натуральной форме. Работодатель рассчитывает НДФЛ исходя из рыночной стоимости сопоставимой аренды за соответствующий период с учетом суммы, которую сотрудник самостоятельно заплатил за пользование машиной. Оплаченные компанией личные расходы на топливо и парковку также учитываются.
Если же сотрудник берет автомобиль без разрешения, работодатель может объявить замечание или выговор. Повторное нарушение при действующем дисциплинарном взыскании способно стать основанием для увольнения. При наличии вины работника с него также могут потребовать возместить доказанный прямой ущерб.
